Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für das Erstellen gelten Übergangsfristen. Dieser Artikel fasst die Pflichten zusammen und zeigt, welchen Teil der Arbeit ein KI-Rechnungsassistent vorbereiten kann – Versand und Prüfung bleiben beim Büro.
Was seit dem 1. Januar 2025 gilt
Grundlage ist § 14 UStG. Seit dem 1.1.2025 muss Dein Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Eine E-Rechnung ist kein PDF: Sie liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Nur so kann sie ohne manuelle Erfassung weiterverarbeitet werden (Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html).
Die Übergangsregeln im Überblick
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst Du mit Einwilligung des Empfängers weiter Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen das bis Ende 2027. Ab dann gilt die E-Rechnung auch beim Versand an Unternehmen (Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html). Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, braucht zusätzlich die passende Leitweg-ID – die Regeln dazu stellt der Zentralverband des Deutschen Handwerks zusammen (Quelle: https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-steuern-und-finanzen/elektronische-rechnung/).
Was ein Assistent vorbereitet – und was beim Büro bleibt
Ein KI-Rechnungsassistent erstellt aus den Leistungsständen einen Rechnungsentwurf im passenden Format – inklusive Deiner Stammdaten wie Steuernummer und Bankverbindung. Den Versand übernimmt er nicht: Rechnungstext, Beträge und Format werden vom Büro geprüft und freigegeben. Auch der Rechnungseingang lässt sich vorbereiten: Der Assistent liest eingehende E-Rechnungen aus und legt sie dem Vorgang zu – gebucht wird nach Prüfung.
Das gehört vor die Einführung
Drei Punkte müssen stehen, bevor der erste Entwurf entsteht: vollständige Stammdaten, das Zielformat je Empfänger und die Aufbewahrung. Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die GoBD: nachvollziehbar, unveränderbar, im Original (Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html). Ein E-Rechnungsentwurf ist eine Verarbeitungsstufe, kein Ersatz für die ordnungsgemäße Ablage.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich seit 1.1.2025 jede Rechnung als E-Rechnung verschicken?
Nein. Der Empfang von E-Rechnungen ist Pflicht. Beim Versand gelten die Übergangsfristen – bis Ende 2026 mit Einwilligung des Empfängers, für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vor. Ein einfaches PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Was macht der Assistent bei eingehenden Rechnungen?
Er liest die Rechnungsdaten aus und legt sie dem Vorgang zu. Prüfung, Kontierung und Zahlungsfreigabe bleiben beim Büro.
